אודות הארכיון
סיסמת הארכיון
תפקידי הארכיון
לאן מועדות פנינו

 

 

בארכיון האוניברסיטה מאוחסנים כ-2200 מכלים על פני שטח של 200 מ"ר ובהם כ: 20.000 תיקי נושא. תיקי הנושא  מאוחסנים בהתאם לכללים שהוגדרו בנוהל "ניהול רשומות" וממוינים על פי לוח הביעור המסתמך על חוק הארכיונים תשט"ו, 1955. (נוהל "ניהול רשומות" - נוהל לטיפול ברשומות, המגדיר את התנאים הסביבתיים האופטימאליים הנדרשים לאחסון רשומות באופן שיגן על הרשומות מפני נזקים שעלולים להיגרם כתוצאה ממזיקים, תנאי טמפרטורה ולחות, ניקיון וכיו"ב). מלבד מסמכי נייר בארכיון מאוחסנים תמונות (צבע ושחור-לבן) וקטעי עיתונות. 

כותרות כל תיקי הנושא המאוחסנים כיום בארכיון מופיעים בפורמט ממוחשב במערכת ה-LMS Exec  של חברת "TOP  מערכות". עבור כל רשומה קיימים במערכת LMS Exec  מספר שדות מאפיינים, דבר המאפשר את ייעול תהליכי העבודה בארגון ושיפור השירותים הניתנים ליחידות המנהליות והאקדמיות באוניברסיטה ולמוסדות שונים מחוצה לה על ידי הארכיון. בנוסף, תוכנת LMS Exec מאפשרת הגדרת שאילתות והפקת דוחות על פי פרמטרים מוגדרים.

 

בארכיון האוניברסיטה מאוחסנים גם כ –11,000 "תיקי פרט" של אנשי סגל אקדמי וסגל מנהלי שמוזערו על גבי מיקרופילם ובעת הצורך, באמצעות הדפסה, ניתן להחזיר את התיק הממוזער לפעילות השוטפת. השימוש במזעור נעשה לשם הבטחת קיום תוכן רשומות באופן שיאפשר קבילות מבחינה משפטית. הזיעור בא להחליף את התיקים, המידע הממוזער תופס 1% - 3% מנפח שלמסמכי נייר, האחזור מהיר ונוח, הנגישות למידע קלה ונוחה.

 

 

ארכיון האוניברסיטה מורכב ממגנזה ומארכיון; בארכיון מאוחסנות רשומות שיש לשמרם לצמיתות, ובמגנזה מאוחסנות רשומות לתקופות מוקצבות מראש על פי לוח הביעור. שיטת מיפוי מתקדמת המופעלת כיום בארכיון מאפשרת קיום מקביל וללא התנגשויות של המגנזה ושל הארכיון האחד ליד השני.

 

 

• לשכת הנשיא.
• אגף קשרי ציבור.
• לשכת סגן הנשיא.
• לשכת הרקטור – סנט.
• רשות המחקר.
• היחידה  לתכנון אקדמי.
• אגף הכספים.
• הנהלת חשבונות.
• משכורות.
• רשויות משמעת.
• רשות ללימודים מתקדמים.
• פקולטות על כל חוגיהן.
• אגף משאבי אנוש על כל יחידותיו (כולל תיקי פרט סגל אקדמי ומנהלי).
• אגף מנהל תלמידים.
• דיקנט סטודנטים על כל יחידותיו.
• אגף משק ומבנים.
• בטחון.
• יחידת בינוי
• אגף תחזוקה.
• היחידה ללימודי חוץ על כל יחידותיה (כולל תיקים אישיים של תלמידים שלמדו ביחידה עד שנת 1990).
• היחידה קדם אקדמית.

 

הרשומות המאוחסנות בארכיון מתייחסות להחלטות מהותיות בענייני ניהול בתחומים אקדמיים, מנהליים, כספיים, משפטיים ותולדות האוניברסיטה. לדוגמה, פרוטוקולים של ישיבות הנהלת האוניברסיטה, החלטות של חבר הנאמנים והחלטות שהתקבלו בישיבות הסנאט הדנות בכל עניין הנוגע לאוניברסיטה.

 

בנוסף לארכיון המרכזי, פועלים מספר "תיקיונים" השייכים ליחידות השונות (תיקיון - יחידה לניהול, טיפול ואחזקה של רשומות פעילות הדרושות לעבודה היומיומית של היחידה; על פי רוב, כ  30% מהרשומות יוצאות ישירות מהיחידה לגריסה/ביעור, יתר הרשומות מועברות לאחסון בארכיון האוניברסיטה לאחר שלוש שנים של חסימה בתיקיון). תיקיונים אלו פועלים באופן עצמאי וממוקמים בסמוך למשרדים הקשורים בהם. לדוגמה, תיקיון אגף התקציבים ותיקיון היחידה הקדם אקדמית.

 

 

 

 

 

 

·        מתן שירותי גניזה/אחסון רשומות שאינן פעילות ליחידות האוניברסיטה.

·        אבטחת רשומות מאוחסנות.

·        שליפה מהירה של רשומות מאוחסנות.

·        גיבוש מערכת כללים לניהול רשומות.

·        ביעור רשומות שפג תוקפן עפ"י לוח הביעור.

·        חיסכון בשטחי אחסון.

·        הגדלת מספר המשתמשים בארכיון.

·        תיעוד תולדות הארגון.

·        הגדרה ויישום כללי אתיקה מקצועית בארגון

 

 

 

בשלהי שנות התשעים, כחלק מהמהפכה הטכנולוגית שהתרחשה ברחבי העולם, אוניברסיטת חיפה עברה לתפיסה ניהולית חדשה הכוללת שימוש נרחב במחשבים. כיום ניהול המשרד ומרבית ההתקשרות בין יחידות האוניברסיטה ומחוצה להן מתבצעים בכל עת באמצעות מערכת ה-Outlook, והשימוש במסמכים בפורמט דיגיטאלי כתחליף לנייר הסטנדרטי מקבל תאוצה מדי יום.

הארכיון,בפורמט הקיים יתקשה לתת מענה כמאגר לניהול הידע הארגוני בשנות האלפיים.על כן, האתגר הניצב בפני ארכיון האוניברסיטה כחלק מפרויקט "המשרד הממוחשב", הוא התמודדות עם "התפוצצות המידע" הנובעת מהתפתחות הטכנולוגית.

 כחלק מההתמודדות עם בעיות האחסון, העיבוד ואחזור המידע, רכשה

 אוניברסיטת חיפה לאחרונה תוכנה לניהול מסמכים וארכיון: "Proffice" מחברת "Ness" כאשר המטרה הסופית הניצבת לעינינו הינה "ארגון ללא נייר".